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Comment les bornes digitales améliorent l’archivage et l’accessibilité de la documentation en mairie ?
16 novembre 2022
Le dynamisme des territoires est un enjeu qui contribue à l’épanouissement des villageois et des citadins. Il est synonyme de renouveau, de développement, et d’une richesse d’activités auxquelles les habitants sont attachés. Mais le dynamisme d’un territoire passe aussi par leur implication dans la vie locale. La mairie y joue donc un rôle important, car elle a pour principale mission de satisfaire les besoins quotidiens de la population. Plus ils sont satisfaits, plus ils contribuent au développement du village ou de la ville. Alors qu’en est-il des bornes digitales en mairies ?
L’une des manières d’amplifier l’engagement des habitants est de faciliter la consultation des actes communaux. Ces derniers traduisent les décisions prises par la mairie lors des réunions. Ils illustrent les projets en cours de développement et les principales orientations prises par la collectivité pour satisfaire les besoins de la population. En revanche, la consultation d’actes communaux se révèle chronophage : elle mobilise le personnel en mairie, et lorsqu’il s’agit de chercher un document spécifique dans des archives… il n’est pas rare que la tâche se transforme en un parcours du combattant !
Des bornes digitales permettent de simplifier l’archivage et l’accès de la documentation en mairie. Bien que leur installation ne se justifie pas par une obligation légale, elles rendent l’expérience visiteur dans l’établissement plus attractive. Elles instaurent également une relation de confiance par la transparence de l’information fournie aux publics.
Découvrez les avantages des bornes d’intérieur interactives pour la gestion des consultations d’actes communaux.
Éviter la lourdeur administrative et créer du lien avec les populations : l’objectifs des bornes digitales en mairies
La consultation des actes communaux ne doit pas devenir “une souffrance” pour le personnel d’une mairie. Mais selon la gestion des archives en place, c’est un exercice perçu comme laborieux. Lorsque les documents sont imprimés, glissés dans des classeurs comptant des centaines de pages. Ou encore archivés dans des espaces qui sont vastes et peu accessibles, la recherche d’un document précis pour répondre à la curiosité d’un habitant est rapidement chronophage. C’est une tâche parfois pénible, mais qui est importante pour créer une relation de confiance avec les populations. Un villageois ou un citadin ne pourrait-il pas interpréter un refus de consultation d’acte communal comme un manque de transparence ? Alors que les motifs se situent plus souvent sur un niveau pratique.
Les mairies font ainsi face à un double-enjeu de stockage et d’accessibilité des actes communaux. Elles ont besoin de solutions qui évitent “de se perdre” dans les registres. Qui mettent aussi à disposition simplement et efficacement des documents, et qui sont conformes à leur exigence de qualité de l’accueil des habitants.
Des technologies comme les bornes d’intérieur interactives se présentent comme des solutions idéales qui :
- Répondent aux besoins d’information des publics
- Simplifient et améliorent l’efficacité de la gestion de la documentation par le personnel de la mairie
Bornes digitales en mairies : simplifier l’accès aux archives grâce à la dématérialisation
Les bornes digitales simplifient la consultation des actes communaux grâce à la dématérialisation des documents. À partir d’un terminal unique, en l’occurrence un écran interactif installable facilement en tout lieu dans la mairie, les publics accèdent facilement à un grand nombre de contenus. Ces avantages reposent sur les propriétés du numérique :
Une augmentation de la capacité de stockage d’informations : avec des possibilités en termes d’archivage qui dépassent les limites d’un rangement et classement d’imprimés.
Une optimisation de l’espace d’affichage : le grand volume d’informations n’est pas un frein à la lisibilité des contenus. L’écran est un levier de diffusion de contenus dynamiques. En d’autres termes, contrairement à des supports imprimés traditionnels, les contenus projetés sont modifiables facilement en quelques clics.
Un gain de temps dans la recherche d’informations : les outils digitaux sont en règle générale accompagnés d’un système facilitant la recherche d’un contenu spécifique.
Tous ces avantages des bornes digitales pour la gestion des archives en mairie s’accompagnent d’une meilleure efficacité de travail du personnel. Les bornes d’affichage sont des outils interactifs, les populations procèdent à la consultation des actes communaux en toute autonomie. Il y a donc un net gain de temps pour le personnel en mairie par rapport aux situations où il arrête une tâche en cours pour répondre à un besoin d’accès d’information des populations.
De manière analogue, le CSE (Comité Social et Économique) d’une entreprise utilise les bornes digitales pour les mêmes raisons. L’affichage numérique y est largement accepté. Il a fait ses preuves dans cette mission de simplification de l’accès aux comptes-rendus internes et impacte la vie en entreprise.
Créer une expérience visiteur attractive grâce à des écrans interactifs
Beaucoup de mairies veillent à maximiser la qualité de l’accueil des populations. C’est une démarche relationnelle qui contribue à la satisfaction des publics reçus dans l’établissement.
Une mairie installe des bornes digitales pour créer une expérience visiteur attractive :
Des contenus animés
Les écrans peuvent diffuser des contenus animés ou vidéo. Ils sont reconnus pour la bonne captation de l’attention des publics et pour leur capacité à divertir.
Une dimension interactive
La dimension interactive des bornes contribue à l’enrichissement de l’expérience dans l’établissement.
Une projection facile
Les projets d’un village ou d’une ville sont plus facilement mis en lumière par les contenus numériques. Par exemple, des travaux prévus dans une école font l’objet d’une représentation 3D qui aide les populations à les visualiser pour mieux se projeter.
Les bornes K-12 de IAGONA : des écrans d’intérieur interactifs adaptés aux besoins des mairies
En tant que spécialiste de l’affichage dynamique, IAGONA compte dans ses solutions une gamme qui répond efficacement aux enjeux d’archivage et d’accessibilité de la documentation en mairie. Elle met en place un portail documentaire qui simplifie la consultation des actes communaux par les publics, avec par exemple des comptes-rendus de séances téléchargeables facilement.
La borne interactive K-12 de IAGONA est une solution d’affichage dynamique :
- Installable à n’importe quel endroit de la mairie grâce à son pupitre en acier, lui garantissant résistance et stabilité
- Dotée d’un écran panoramique de 22 à 55 pouces pouvant être tactile, et dont l’inclinaison procure un grand confort d’utilisation
- Modulable, c’est-à-dire pouvant être accessoirisée d’une webcam, d’une imprimante tickets ou d’un lecteur de badge
- Offrant toutes les garanties de la certification CE et en particulier la conformité électrique
- Compatible à plusieurs logiciels pour s’adapter aux systèmes d’information des mairies
Si vous souhaitez en savoir plus sur les propriétés et les fonctionnalités de nos bornes digitales K-12, n’hésitez pas à contacter nos équipes !
La mise à disposition des actes communaux ne constitue pas une obligation légale, mais elle contribue largement à la valorisation des activités d’une mairie, à l’implication des populations locales, et par conséquence au dynamisme d’un territoire. Les bornes d’intérieur interactives constituent des solutions idéales pour simplifier la consultation des actes communaux, tout en maximisant la qualité de la relation avec les villageois et les citadins, la transparence de l’information, et en faisant gagner du temps au personnel de la mairie.
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